Realmente, un negocio suele ser una colección de procesos que se pueden repetir para producir un resultado particular. Los sistemas son la estructura invisible que sostienen un negocio, por eso es importante: entenderlos, saber analizarlos y saber cómo mejorarlos.
Entender los sistemas
Estos son los conceptos más importantes:
1. Ley de Gall
Todos los sistemas complejos que funcionan, son resultado de la evolución de sistemas que funcionaban más sencillos; los sistemas complejos creados desde cero como tal, nunca funcionan en la vida real.
Por eso, es importante siempre partir de un prototipo, crear luego el producto viable mínimo (minimum viable product) y a partir de ahí mejorarlo repitiendo el Ciclo de iteración tantas veces como sea necesario.
2. Entorno
Debes saber que el entorno condiciona un sistema.
Por ejemplo, en el año 2005, los precios del petróleo subieron muchísimo, y esto hizo que muchas empresas fabricantes de plástico tuvieran que acabar cerrando.
Sé consciente de cómo el entorno afecta tu negocio y estate preparado para ello.
3. Inderdependencia
Piensa que que además, los sistemas complejos, suelen ser varios sistemas enlazados o en cadena, y si uno falla, pueden fallar los demás.
Para evitar esto, trata de eliminar las dependencias innecesarias, y para evitar una catástrofe, trata de tener un plan b si hay algo muy importante en tu negocio (ejemplo: ten un generador si tienes por ejemplo mucho stock de producto en una nevera que se va a echar a perder si la electricidad falla, etc.)
4. Slack
Slack es el número de recursos presentes en un stock. Para que un sistema opere de manera eficiente, el stock debe ser siempre del tamaño adecuado: ni demasiado grande ni demasiado pequeño.
Piensa que si si tienes 500 motores para ser instalados, tendrás demasiado dinero amarrado en inventario, lo que disminuye tu liquidez. Además, para poder guardar todos esos motores, probablemente tengas gastos más altos que si no los tuvieras. Pero si so lo tienes dos o tres motores, puede que te quedes sin motores si las cosas funcionan mejor de lo esperado o cualquier otra cosa.
Analizar los sistemas
Estos son los conceptos más importantes:
1. Medir
Para poder mejorar un sistema, lo mejor que hay que hacer es medir los resultados que nos está generando, por eso este paso es fundamental.
1.2. Indicador clave
Sin embargo, hay tantas cosas que podemos medir, que no solo nos volveríamos locos, sino que a veces, sinos centramos en mejorar una cosa que no es la más importante, puede que empeoremos la importante.
Lo mejor es definir cuál es el indicador clave (key performance indicator) o los indicadores clave (de uno a tres por sistema) y centrarnos en eso.
2. Garbage in, garbage out
Esto quiere decir, que si metes basura en algo, el resultado será basura, y no podrás mejorar hasta que no inviertas en mejorar lo que le das al sistema. Si tienes un restaurante y la comida no es buena, no deduzcas inmediatamente que el cocinero es malo, quizá la materia prima no es buena.
3. Contexto
Debes saber también, que los sistemas han de medirse y analizarse teniendo en cuenta el contexto. Si este mes has tenido unas ventas por valor de 200.000 euros, ¿eso es bueno es malo? Pues depende. Si normalmente sueles tener 100.000, es bueno, si normalmente tienes 300.000, no es tan bueno. O si este mes has tenido ventas por valor de 200 mil pero has gastado 400.000, tampoco es bueno.
Por otro lado, si has gastado 400.000 pero porque has hecho una gran inversión para una máquina necesaria y que vas a amortizar a lo largo de los siguientes meses, y que te va a permitir tener un beneficio mayor, quizá tampoco es tan malo. Siempre ten en cuenta el contexto, medir las cosas o analizar las cosas por sí solas no sirve de nada.
4. Muestra
Para que un estudio sea lo suficiente fiable, la muestra debe ser suficientemente grande. Si quieres saber si un nuevo producto gusta y solamente preguntas a 10 personas, puede que 9 personas te digan que no, pero puede ser una simple coincidencia, eso no quiere decir que realmente al 90% de la gente no le vaya a gustar tu producto. Además, ten en cuenta que esta muestra debe ser totalmente aleatoria, pero también vigilando que no todos tengan algo en común. Si haces un estudio sobre si a alguien le gustan unas gafas y a todas las personas que preguntas viven el Malasaña, no será del todo fiable, porque el gusto de la gente que vive ahí no es representativo del de toda España.
A la hora de comprobar que algo funciona (si fabricas algo y quieres comprobar que no hay defectos), también la muestra ha de ser suficientemente grande.
5. Ratios
Un ratio es un método de comparación entre dos medidas. Los porcentajes, son simples ratios multiplicados por 100.
Por ejemplo, si de cada 30 personas que entran en tu tienda, 10 compran:
Estos son algunos de los ratios más comunes y útiles que medir:
Mejorando los sistemas
Los conceptos más importantes son los siguientes:
1. Intervention bias
Este concepto es el fenómeno que nos hace implementar un cambio para sentir que estamos en control de la situación, cuando realmente no sería necesario. A veces, cuando pasa algo "malo", nuestra reacción es querer mejorar la situación, pero ha podido ser mala suerte o un hecho aislado, quizá al sistema no le pase nada o quizá sea el mejor sistema que pueda haber.
2. Optimización
A la hora de optimizar el rendimiento de un sistema, debe hacerse variable a variable. No se puede mejorar un sistema de golpe y de repente, sino que hay que descomponerlo y optimizar cada paso o variable una a una.
3. Refactoring
Es el hecho de mejorar un sistema que produce el mismo resultado. Quizá una maquina nos produzca x unidades la hora, y la cambiemos por otra que nos produzca las mismas, pero ahorremos energía o material o algo.
4. Los pocos críticos
En la mayoría de sistemas complejos, la minoría de inputs producen la mayoría de outputs, lo que se conoce como el principio de Pareto o la regla 80-20.
Ejemplos: menos del 20% de los clientes, producen más del 80% de ganancias de la empresa; menos del 20% de los productos, generan más del 80% de ganancias; etc.
Encuentra aquello importante que produzca la mayoría de resultados que quieras y deshazte del resto. Centra la mayoría de tu tiempo y energía en ellos.
5. Automatización
Solo si encuentras la manera de automatizar tu negocio, conseguirás escalarlo gracias a la duplicación (varias tiendas, franquicias) y multiplicación.
5.1. Checklists
Si una tarea crítica ha de efectuarse correctamente cada vez, crea una checklist. Por esto los pilotos tienen una que siguen a la hora del despegue y del aterrizaje.
6. Cese
Despedir clientes o empleados, dejar tu trabajo, dejar de fabricar un producto, etc. son decisiones difíciles, pero hay que saber tomarlas, porque puede que sean buenas a largo plazo.
7. Adaptación
El hecho de ser una persona que se adapta fácilmente (resilient) es crítico en los negocios, pues es importantísimo ser capaz de ajustar tu estrategia y tácticas. Este hecho puede marcar la diferencia entre un negocio de éxito y uno que cierra.
8. Negocio ideal
9. Ciclo de crecimiento sostenible
Tiene tres fases: expansión, mantenimiento y consolidación
En la fase de expansión, la compañía se centra en crecer. Se crean y prueban varias ofertas, se exploran mercados, etc. En la fase de mantenimiento, la compañía se centra en ejecutar su plan. Y en la fase de consolidación, la compañía se centra en el análisis. Las cosas que no funcionan se dejan de hacer y a las que sí, se les proporcionan más recursos.
Este ciclo se repite temporada tras temporada, y cada ciclo es esencial para que el negocio funcione. Si un negocio se centra en la expansión pero luego no sigue con las otras dos fases, el negocio crecerá fuera de control, consumiendo demasiado tiempo, energía y recursos en comparación con lo que el negocio produce.
Entender los sistemas
Estos son los conceptos más importantes:
1. Ley de Gall
Todos los sistemas complejos que funcionan, son resultado de la evolución de sistemas que funcionaban más sencillos; los sistemas complejos creados desde cero como tal, nunca funcionan en la vida real.
Por eso, es importante siempre partir de un prototipo, crear luego el producto viable mínimo (minimum viable product) y a partir de ahí mejorarlo repitiendo el Ciclo de iteración tantas veces como sea necesario.
2. Entorno
Debes saber que el entorno condiciona un sistema.
Por ejemplo, en el año 2005, los precios del petróleo subieron muchísimo, y esto hizo que muchas empresas fabricantes de plástico tuvieran que acabar cerrando.
Sé consciente de cómo el entorno afecta tu negocio y estate preparado para ello.
3. Inderdependencia
Piensa que que además, los sistemas complejos, suelen ser varios sistemas enlazados o en cadena, y si uno falla, pueden fallar los demás.
Para evitar esto, trata de eliminar las dependencias innecesarias, y para evitar una catástrofe, trata de tener un plan b si hay algo muy importante en tu negocio (ejemplo: ten un generador si tienes por ejemplo mucho stock de producto en una nevera que se va a echar a perder si la electricidad falla, etc.)
4. Slack
Slack es el número de recursos presentes en un stock. Para que un sistema opere de manera eficiente, el stock debe ser siempre del tamaño adecuado: ni demasiado grande ni demasiado pequeño.
Piensa que si si tienes 500 motores para ser instalados, tendrás demasiado dinero amarrado en inventario, lo que disminuye tu liquidez. Además, para poder guardar todos esos motores, probablemente tengas gastos más altos que si no los tuvieras. Pero si so lo tienes dos o tres motores, puede que te quedes sin motores si las cosas funcionan mejor de lo esperado o cualquier otra cosa.
Analizar los sistemas
Estos son los conceptos más importantes:
1. Medir
Para poder mejorar un sistema, lo mejor que hay que hacer es medir los resultados que nos está generando, por eso este paso es fundamental.
1.2. Indicador clave
Sin embargo, hay tantas cosas que podemos medir, que no solo nos volveríamos locos, sino que a veces, sinos centramos en mejorar una cosa que no es la más importante, puede que empeoremos la importante.
Lo mejor es definir cuál es el indicador clave (key performance indicator) o los indicadores clave (de uno a tres por sistema) y centrarnos en eso.
2. Garbage in, garbage out
Esto quiere decir, que si metes basura en algo, el resultado será basura, y no podrás mejorar hasta que no inviertas en mejorar lo que le das al sistema. Si tienes un restaurante y la comida no es buena, no deduzcas inmediatamente que el cocinero es malo, quizá la materia prima no es buena.
3. Contexto
Debes saber también, que los sistemas han de medirse y analizarse teniendo en cuenta el contexto. Si este mes has tenido unas ventas por valor de 200.000 euros, ¿eso es bueno es malo? Pues depende. Si normalmente sueles tener 100.000, es bueno, si normalmente tienes 300.000, no es tan bueno. O si este mes has tenido ventas por valor de 200 mil pero has gastado 400.000, tampoco es bueno.
Por otro lado, si has gastado 400.000 pero porque has hecho una gran inversión para una máquina necesaria y que vas a amortizar a lo largo de los siguientes meses, y que te va a permitir tener un beneficio mayor, quizá tampoco es tan malo. Siempre ten en cuenta el contexto, medir las cosas o analizar las cosas por sí solas no sirve de nada.
4. Muestra
Para que un estudio sea lo suficiente fiable, la muestra debe ser suficientemente grande. Si quieres saber si un nuevo producto gusta y solamente preguntas a 10 personas, puede que 9 personas te digan que no, pero puede ser una simple coincidencia, eso no quiere decir que realmente al 90% de la gente no le vaya a gustar tu producto. Además, ten en cuenta que esta muestra debe ser totalmente aleatoria, pero también vigilando que no todos tengan algo en común. Si haces un estudio sobre si a alguien le gustan unas gafas y a todas las personas que preguntas viven el Malasaña, no será del todo fiable, porque el gusto de la gente que vive ahí no es representativo del de toda España.
A la hora de comprobar que algo funciona (si fabricas algo y quieres comprobar que no hay defectos), también la muestra ha de ser suficientemente grande.
5. Ratios
Un ratio es un método de comparación entre dos medidas. Los porcentajes, son simples ratios multiplicados por 100.
Por ejemplo, si de cada 30 personas que entran en tu tienda, 10 compran:
Ratio - 10/30 - 1/3
Porcentaje - 1/3 x 100 = 33,3%
Estos son algunos de los ratios más comunes y útiles que medir:
- Retorno de la promoción → Por cada euro que gastas en publicidad, ¿cuánto beneficio sacas?
- Beneficio por empleado → Por cada empleado al que das trabajo, ¿cuánto beneficio generas?
- Ratio de cierre → Por cada posible cliente al que atiendes, ¿con cuantos consigues cerrar la venta?
- Ratio de quejas/reclamaciones → Por cada venta que haces, ¿cuántos se quejan o devuelven?
Mejorando los sistemas
Los conceptos más importantes son los siguientes:
1. Intervention bias
Este concepto es el fenómeno que nos hace implementar un cambio para sentir que estamos en control de la situación, cuando realmente no sería necesario. A veces, cuando pasa algo "malo", nuestra reacción es querer mejorar la situación, pero ha podido ser mala suerte o un hecho aislado, quizá al sistema no le pase nada o quizá sea el mejor sistema que pueda haber.
2. Optimización
A la hora de optimizar el rendimiento de un sistema, debe hacerse variable a variable. No se puede mejorar un sistema de golpe y de repente, sino que hay que descomponerlo y optimizar cada paso o variable una a una.
3. Refactoring
Es el hecho de mejorar un sistema que produce el mismo resultado. Quizá una maquina nos produzca x unidades la hora, y la cambiemos por otra que nos produzca las mismas, pero ahorremos energía o material o algo.
4. Los pocos críticos
En la mayoría de sistemas complejos, la minoría de inputs producen la mayoría de outputs, lo que se conoce como el principio de Pareto o la regla 80-20.
Ejemplos: menos del 20% de los clientes, producen más del 80% de ganancias de la empresa; menos del 20% de los productos, generan más del 80% de ganancias; etc.
Encuentra aquello importante que produzca la mayoría de resultados que quieras y deshazte del resto. Centra la mayoría de tu tiempo y energía en ellos.
5. Automatización
Solo si encuentras la manera de automatizar tu negocio, conseguirás escalarlo gracias a la duplicación (varias tiendas, franquicias) y multiplicación.
5.1. Checklists
Si una tarea crítica ha de efectuarse correctamente cada vez, crea una checklist. Por esto los pilotos tienen una que siguen a la hora del despegue y del aterrizaje.
6. Cese
Despedir clientes o empleados, dejar tu trabajo, dejar de fabricar un producto, etc. son decisiones difíciles, pero hay que saber tomarlas, porque puede que sean buenas a largo plazo.
7. Adaptación
El hecho de ser una persona que se adapta fácilmente (resilient) es crítico en los negocios, pues es importantísimo ser capaz de ajustar tu estrategia y tácticas. Este hecho puede marcar la diferencia entre un negocio de éxito y uno que cierra.
8. Negocio ideal
- cero deuda
- pocos gastos fijos y de operación
- suficiente líquido para imprevistos
- múltiples productos independientes / industrias / líneas de negocio
- empleados flexibles que pueden manejar varias responsabilidades
- planes b para todos los procesos importantes
9. Ciclo de crecimiento sostenible
Tiene tres fases: expansión, mantenimiento y consolidación
En la fase de expansión, la compañía se centra en crecer. Se crean y prueban varias ofertas, se exploran mercados, etc. En la fase de mantenimiento, la compañía se centra en ejecutar su plan. Y en la fase de consolidación, la compañía se centra en el análisis. Las cosas que no funcionan se dejan de hacer y a las que sí, se les proporcionan más recursos.
Este ciclo se repite temporada tras temporada, y cada ciclo es esencial para que el negocio funcione. Si un negocio se centra en la expansión pero luego no sigue con las otras dos fases, el negocio crecerá fuera de control, consumiendo demasiado tiempo, energía y recursos en comparación con lo que el negocio produce.
